Coordinatrice du secrétariat
Tél. 02 761 01 25
Conseiller académique
Tél. 02 761 01 21
Tél. 02 761 01 21
Tél. 02 761 01 24
Tel. 02 761 01 24
Tél. 02 761 01 22
Chargée de l'organisation des études
Tél. 02 761 01 21
GSM. 0475 82 05 97
Fonction :
Sous l’autorité de la Direction et de la responsable de l’administration de l’école et en collaboration avec d’autres membres de l’administration, l’agent sera chargé:
˃ étudiants entrants (accueil, organisation des horaires, relation avec l’établissement d’origine, encadrement administratif ….);
˃ étudiants sortants (réunion, sélection, constitution des dossiers, relations avec les établissements d’accueil,….);
˃ mobilités des professeurs (organisation complète des séjours);
˃ suivi des relations avec les partenaires et recherche de nouveaux partenaires;
˃ organisations des réunions;
˃ aide à la rédaction et mise à jour de la stratégie d’Erasmus (FR / EN);
˃ budget (paiement, suivi, rapports à l’Agence Nationale,…).
Soutien administratif auprès de la direction dans la préparation et le suivi des nouveaux programmes.
De la communication de tous les événements de l’école et de l’école en général :
˃ collaborer avec les membres de l’école en charge de l’organisation et de la logistique des événements de l’école;
˃ coordonner la fabrication et la diffusion des supports de communication (cartons d’invitation, affiches, flyers, insertions dans les journaux et magazines, ...) en lien avec la direction, les artistes, les professeurs, les membres du personnel, les auteurs, les graphistes, les imprimeurs;
˃ gérer et mettr eà jour le fichier d’adresses postales et électroniques;
˃ concevoir des newsletters adaptées sur les événements de l’école en français et en anglais, coordonnerles « mailings », rédigeret mettre à jour le site internetet les réseaux sociaux;
˃ réaliser les publications informatives sur les programmes (Vademecum, guide-publication, brochure, etc.) et les événements de l’écoleen français et en anglais ;
˃ cibleret relancer la presse locale, régionale, nationale et internationale, tant généraliste que spécialisée en art contemporain;
˃ répondreaux demandes extérieures d’informations (institutions, potentiels étudiants, presse, etc.)en français et en anglais : envois d’informations et devisuels de haute résolution, géreret mettreà jourles publications diverses dans des guides de l’étudiant, sites de nos partenaires institutionnels, listes de diffusion, sites internet, partenaires relais d’information,etc.
Profil :
˃ Etre capable d’initiative;
˃ Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide;
˃ Etre ordonné(e), méthodique et rigoureux(se);
˃ Etre respectueux envers la hiérarchie et les collègues;
˃ Etre disponibleet pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
˃ Etre bilingue français/anglais;
˃ Connaître Word et Excel;
˃ Connaissance de base HTML;
˃ Etre capable de tenir un échéancier;
˃ Faire preuve d’une excellentec onnaissance de l’orthographe et d’une capacité rédactionnelle;
˃ Adhérer, respecter et promouvoir le projet pédagogique de l’ESA LE 75.
˃ Connaître le néerlandais;
˃ Avoir une connaissancedu programme Erasmus +;
˃ Avoir une connaissance de la réglementation en vigueur dans le nouveau paysage de l’éducation supérieure (Décret Paysage du 7 novembre 2013, organisation de l’ARES et procédure des nouvelles habilitations);
˃ Bonne connaissance des réseaux professionnels des écoles d’art et/ou de l’art contemporain.
˃ Maitrise des outils informatiques CS Photoshop/Illustrator/In Design, File Maker, logiciel de gestion des envois e-mail.
Fonction :
La fonction à pourvoir est celle de responsable de la maintenance informatique del’école. Elle consiste principalement dans les tâches suivantes :
Administration du réseau et internet (gestion des réseaux câblés et wifi, modem,
administration)
Soutien informatique auprès du personnel enseignant et des étudiant.e.s
Gestion de l’intranet (disques, accès, comptes utilisateurs)
Gestion des bases de données utilisées dans l’école (fichier étudiant ProEco, encodage et prêt de matériel, encodage et prêt des livres (bibliothèque) etc.)
Gestion du matériel informatique (entretien et mise à jour des ordinateurs et copieurs, relations avec les fournisseurs) et support aux utilisateurs
Gestion des imprimantes (maintenance, etc) et du système de gestion des coûts Xafax
Gestion des consommables, commandes informatiques, relations avec les fournisseurs
Mise en place de E-Paysage en collaboration avec l’ARES.
Sur le plan des compétences jugées nécessaires:
Avoir de bonne connaissance en informatique (serveur, réseau, PC, MAC);
Etre capable de gérer des dossiers techniques (commande de matériel informatique,de photographie, consommables …);
Etre capable de gérer un parc informatique (mise à jour, licences, système en réseau,résolution de problèmes techniques …).
Sur le plan des compétences jugées désirables:
Avoir connaissance de la réglementation européenne en vigueur sur la protection desdonnées (RGPD)
Sur le plan des qualités humaines:
Pouvoir prendre des initiatives ;
Pouvoir donner des explications simples et claires aux étudiants, aux professeurs et auxmembres du secrétariat ;
Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide tout en étant autonome ;
Etre ordonné.e, méthodique et rigoureux.euse ;
Etre disponible et pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
Sous l’autorité de la Direction et de la responsablede l’administration de l’école et en collaboration avec des autres membres de l’administration, l’agent sera chargé:
˃ Inscription dans la base de données ProEcoet mise à jour ;
˃ Vérifications de toutes les données etde la finançabilité;
˃ Suivi des documents manquants dans les dossiers et rappels aux étudiants;
˃ Rédaction des attestations de fréquentation, de réussite, d’échec, de transport, …;
˃ Confection des diplômes, des cartes d’étudiants, des fiches signalétiques;
˃ Préparations de toutes les listes d’étudiants pour les professeurs;
˃ Tenue des registres de présences;
˃ Confection du document SATURN destiné à la Communauté française
˃ Suivi des équivalences des diplômes;
˃ Classement.
˃ Activités professionnelles des anciens étudiants de l’ESA LE 75;
˃ Clôture des dossiers et archivage;
˃ Mise à jour de la base de données;
˃ Attestations;
˃ Diplômes, courriers divers;
˃ Classement.
Organisation / logistique de certains événements au sein de l’école.
Visites médicales des étudiants:
˃ Contacts avec le centre de santé;
˃ Organisation et information des visites;
˃ Classement.
˃ Etre capable d’initiative;
˃ Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide;
˃ Etre ordonné(e), méthodique et rigoureux;
˃ Etre respectueux(se)envers la hiérarchie et les collègues;
˃ Avoir une écoute particulièrement attentives aux demandes des étudiants;
˃ Etre disponibleet pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
˃ Connaître Word et Excel;
˃ Etre capable de tenir un échéancier;
˃ Faire preuve d’une bonne connaissance de l’orthographe et d’une capacité rédactionnelle;
˃ Adhérer etrespecter le projet pédagogique de l’ESA LE 75.
˃ Avoir une connaissance de la réglementation en vigueur dans le nouveau paysage de l’éducation supérieure (Décret Paysage du 7 novembre 2013);
˃ Connaissance du programme de gestion des écolessupérieuresartistiquesProEco.
Sous l’autorité de la Direction et de la responsable de l’administration de l’école et en collaboration avec d’autres membres de l’école dont la coordinatrice qualité et les coordinateurs d’orientations, l’agent sera chargé :
Du suivi administratif et juridique des programmes d’études, comme par exemple : La mise en application et l’interprétation des textes en lien avec les aspects pédagogiques et de recherches de l’école ;
La conformité organisationelle des grilles programmes et des fiches de cours ;
Le suivi dans la régularité des référenciels de compétences ;
Rôle de conseil administratif et juridique dans le dévelopement de nouveaux programmes nationaux, européens et internationaux.
De la logistique et des procédures afférentes liées à l’organisation des études, comme par exemple : o Le suivi administratif des Conseils d’option, Réunions d’orientation, Réunions inter-orientations, Conseils de Gestion Pédagogique ;
Le suivi structurel des procédures et réglementations internes comme le Règlement général des études ;
La détermination des emplois vacants et l’organisation des Commissions de recrutement.
Sur le plan des qualités humaines :
˃ Etre capable d’initiatives ;
˃ Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide ;
˃ Etre ordonné(e), méthodique et rigoureux(se) ;
˃ Etre respectueux/se envers la hiérarchie et les collègues ;
˃ Etre disponible et pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
˃ Etre capable de faire des recherches sur les documents administratifs et juridiques (circulaires, décrets …) et de tenir à jour une base de données et faire les modifications dans les dossiers concernés ;
˃ Connaître Word et Excel ;
˃ Etre structuré(e) ;
˃ Etre capable de tenir un échéancier ;
˃ Faire preuve d’une excellente connaissance de l’orthographe et d’une capacité rédactionnelle ;
˃ Adhérer, respecter et promouvoir le projet pédagogique de l’ESA LE 75.
˃ Avoir une connaissance de la réglementation en vigueur dans le décret paysage de l’éducation supérieure (Décret du 7 novembre 2013, organisation de l’ARES et procédure des nouvelles habilitations) ;
˃ Connaissance des réseaux professionnels des écoles d’art et/ou de l’art contemporain
˃ Avoir une connaissance de base HTML
Fonction :
Sous l’autorité de la Direction et de la responsable de l’administration de l’école et en collaboration avec le personnel en charge des inscriptions, des autorités académiques et le personnel enseignant et académique,l’agent sera chargé:
de conseiller l’étudiant dans l’élaboration de son programme d’études;
de soutenir le futur étudiant dans la constitution de son dossier de valorisation et ses crédits déjà acquis;
de soutenir le futur étudiant dans la constitution de son dossier de valorisation de ses savoirs et compétences acquis par l’expérience professionnelle ou personnelle;
de permettre d’articuler au mieux les unités d’enseignement notamment en fonction de leurs prérequis et corequis;
réaliser un rapport synthétique sur son travail afin de présenter les problématiques ou constats importants réalisés au cours de l'année écoulée, ainsi que les éventuelles initiatives mise en œuvre dans son institution pour améliorer le suivi des parcours des étudiants ou pour conseiller ceux-ci.
Profil :
˃ Etre capable d’initiatives;
˃ Etre capable de donner des explications simples et claires aux étudiants;
˃ Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide;
˃ Etre ordonné(e), méthodique et rigoureux(se);
˃ Etre respectueux/seenvers la hiérarchie et les collègues;
˃ Etre disponible et pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
˃ Etre capable de faire des recherches sur les documents administratifs et juridiques (circulaires, décrets …) et de tenir à jour une base de données et faire les modificationsdans les dossiers concernés ;
˃ Connaître Word et Excel;
˃ Etre structuré(e);
˃ Avoir une bonne orthographe;
˃ Adhérer, respecter et promouvoir le projet pédagogique de l’ESA LE 75.
˃ Avoir une connaissance de la réglementation en vigueur dans le décretpaysage de l’éducation supérieure (Décret du 7 novembre 2013et tous les textes affiliés à la tâche de conseiller académique, l’organisation de l’ARESet des pôles académiques);
Fonction :
Sous l’autorité de la Direction et de la coordinatrice de l’administration de l’école et en collaboration avec d’autres membres de l’administration, l’agent administratif sera essentiellement chargéde la gestion comptable de l’ESA LE 75.
Profil :
Sur le plan des compétences jugées nécessaires :
Connaître lagestion comptable;
Connaître Word et Excel avancé ;
Etre capable de tenir un échéancier ;
Pouvoir rédiger un rapport comptable et du courrier administratif simple;
Adhérer, respecter etpromouvoir le projet pédagogique de l’ESA LE 75.
Sur le plan des compétencesjugéesdésirables :
Avoir une expérience de gestion comptable dans une administration ou une entreprise;
La connaissance de l’anglais et/ou du néerlandais est un atout.
Surle plan des qualités humaines :
Être capable d’initiative ;
Avoir l’esprit d’équipe et d’entraide ;
Être ordonné(e), méthodique et rigoureux(se) ;
Être respectueux envers la hiérarchie et les collègues ;
Être disponible et pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
FRANÇOISE
Tâches
dossiers étudiants : documents, analyse du financabilité, suivi du minerval
inscriptions des étudiants à l'épreuve d'admission
inscriptions des étudiants en début d'année
gestion de toutes les semaines atypiques et examens
listes des étudiants pour professeurs
secrétariat des étudiants (Stib, mutuelle, …)
secrétariat des professeurs
secrétariat des étudiants sortis (diplôme, attestation de non dette)
gestion de Saturne
gestion de l'annexe 5
gestion des mails entrants secrétariat
gestion des mails admissions/inscriptions
gestion des valves
Tâches ponctuelles
gestion des jurys (recherche de lieu, membres externes, catering, location, transport matériel, assurances, achat et ou location de matériel, vernissage, communication, démontage, suivi des étudiants, … )
Être ordonné(e), méthodique et rigoureux(se) ;
Être respectueux envers la hiérarchie et les collègues ;
Être disponible et pouvoir faire preuve d’une certaine souplesse dans les horaires.
délibérations
ELISABETH
Tâches
secrétariat de direction
gestion du personnel (dossiers, horaires, paiements, …)
gestion et paiement des conférenciers
gestion de l'échéancier
gestion de ProEco
gestion des litiges (recours, plaintes, … )
Calcul des emplois et mise à jour
recrutement des remplacants
Tâches ponctuelles
délibérations