## 20 octobre 2020 ## Le rendez-vous avait pour objectif de connaître les besoins de la communication interne. ### Que pensez-vous de l'état actuel de la communication de l'école ? ** ELISABETH : ** Communication intérieure et externe ? En externe, je ne communique pas, j’ai seulement des échanges avec la commune, *Actiris* (emplois), *FWB*. Je n’utilise pas *Facebook*, je n’utilise pas *Instagram*. J’utilise peu le drive qui n’est pas mon outil de prédilection, mais je commence à le maîtriser. ** FRANÇOISE : ** Je ne m’occupe pas de la communication externe non plus. Pour ma part, je trouve que la communication interne est un peu compliquée. Je trouve par contre que les dossiers pour les admissions fonctionnent bien mais ça aurait été bien mieux si Antoine avait eu le temps de faire de boites mails spécifiques aux orientations pour les admissions. Sinon, il faut dire qu’avec le confinement la communication devient lourde. En temps normal, il y a beaucoup de mails à envoyer aux enseignants / étudiants Il y a les infos à transmettre et les demande d’infos. De manière générale, professeurs et étudiants ont du mal à répondre dans les temps, voire pas du tout. C’est une effervescence de mails. En temps de *Covid*, c’est encore pire que d’habitude. ### Est-ce que le calendrier pourrait être mieux géré? si oui, avez vous des suggestions? ou remarques ? ** FRANÇOISE : ** Je constate que le planning et l’agenda étaient plus faciles à gérer quand nous avions un seul lieu de cours et moins de professeurs. Aujourd’hui l’agenda est un vrai casse tête et ça prend beaucoup de temps (à Flavio —> 95% de son temps est destiné à s’occuper du planning) Toujours au sujet du planning, il y a trop de mails d’urgence envoyés aux enseignants pour obtenir des infos et les réponses sont rarement reçues dans les temps —> tout prend des plombes… ** ELISABETH : ** Il faut dire qu’avant nous faisions des horaires fixes pour l’année. Et c’était clairement beaucoup plus simple. Aujourd’hui, il faut être tellement flexible que ça en devient excessivement compliqué : il y a un éparpillement des tâches : parfois 4 mails sont envoyés alors qu’un seul pourrait suffire.Nous travaillons avec quatre personnes à mi-temps et ce n’est pas idéal; cela ne simplifie pas le travail. C’est comme ci nous avions du travail supplémentaire. C’est très embêtant. ** FRANÇOISE : ** Bon généralement dans une semaine type nous avons pas trop à changer. Nous devons quand même souvent communiquer pour des changements de lieu ou pour des professeurs absents. Il faut communiquer vers l’extérieur et en interne d’ailleurs. Nous avons des tonnes de mails. Et aussi, nous utilisons l’écran à l’entrée de l’école pour communiquer les locaux, absences du jour et aussi des rappels divers pour les inscriptions, remises de documents, etc. ### Des gens s'informent par cet écran ? ** FRANÇOISE : ** Ça je ne sais pas. Ce qui est sûr c’est que s’ils apprennent avec l’écran l’absence d’un professeur c’est un peu tard. Et puis sur le côté, nous rentrons les événements du jour. C’est vrai que l’écran est un peu un gadget. Et ça pourrait être utile, mais je ne sais pas s'il est consulté. ### Avez-vous des remarques sur le site Web ? Trouvez-vous qu’il est suffisamment clair pour trouver des informations ? ** FRANÇOISE : ** En soit, je trouve assez clair le site, mais c’est aussi parce que je ne le fréquente et l’utilise souvent. Je le connais par cœur. Il est très complet selon moi mais les gens n’arrivent pas toujours à repérer les infos nécessaires. En gros, je dirais que 40% des gens ne trouvent pas ce qu’ils cherchent. Il faudrait surtout, revoir certains onglets et priorités (lesquels?), pour ne pas se perdre dans les méandres de ce site. Je trouve les fiches et grilles de cours assez complètes pour des infos sur l’école. ### Est-ce que les épreuves d'admission pourraient être mieux gérées? Si oui, avec-vous des suggestions ou remarques ? ** FRANÇOISE : ** Je trouve que le système pour les admissions est bien fait. Le questionnaire en ligne avec réponse automatique fonctionne bien. Ça n’empêche pas que les gens se trompent, ne trouvent pas les infos (admission —> organisation des études). Certains ne comprennent pas les infos : il n’est pas clair qu’il faille s’inscrire à une épreuve d’admission. Il faudrait trouver une solution. Sinon, je crois qu’il faudrait mener une réflexion sur les écoles secondaires. ** ELISABETH : ** J’ai remarqué une chose qui fonctionne bien. Dans d’autres écoles, il y a l’organisation d’une soirée où ils invitent des enseignants pour parler de leur école et expliquer le projet pédagogique. Les étudiants peuvent avoir alors une vision plus claire du projet de l’école. Ça évite les candidatures d’étudiants qui se trompent d’école parce qu’ils ne savent pas où ils vont. Il faut malgré tout bien cibler les écoles à inviter. FNous sommes aussi dubitatives sur l’effet qu’a l’envoi fait chaque année aux écoles secondaires : tous on l’impression que c’est une perte d’argent et de temps : on fait comme ça parce qu’on a toujours fait comme ça et surtout parce qu’on a pas d’autres solutions pour l’instant. ### Sur quels dossiers pourriez-vous gagner du temps pour une optimisation des outils ou de la communication? ** FRANÇOISE : ** C’est dur à dire. Mais une chose est sûre c’est qu’il faudrait réussir à regrouper des mails pour éviter d’en envoyer plein. Dans les cas où nous avons besoin rapidement d’informations: nous avons rarement les réponses dans les temps. Dès qu’il y a un besoin urgent c’est compliqué. Et aujourd’hui, l’organisation des classes, horaires, salles avec le *covid* c’est compliqué. Il faut un système de groupe pour un éparpillement dans toute l’école. Avec les contraintes de certains cours ou professeurs c’est parfois un casse-tête. J’ai presque l’impression que je fais autant de mails qu’il y a de gens dans l’école. Bref en tout cas avec le *Covid* nous n’avons pas fini de recevoir des mails. Il faudrait aussi bien redéfinir les rôles pour tout le monde ; enseignants et étudiants ne comprennent pas toujours à qui il faut s’adresser pour telle ou telle info. Il faudrait peut-être que ça soit bien visible quelque part près du secrétariat, un panneau où les rôles de chacun de nous est bien précisé. ** ELISABETH : ** Une chose qui est vraiment bien c’est que des groupes de mails (enseignants/ orientations) sont maintenant disponibles sur le Drive et ça fait gagner beaucoup de temps. ### Est-ce que vous avez besoin d'imprimer des documents ou d'avoir des papiers d'en-tête,etc ? ** ELISABETH : ** De mon côté j’utilise toujours le même papier d’en-tête, mais je sais que Pascale et Françoise font un peu différemment.