## <u>19 novembre 2020</u>

## Le rendez-vous avait pour objectif de comprendre les rôles au sein du secrétariat et de connaître les besoins de la communication interne.

### Quel est votre rôle actuellement ?

### Votre rôle est-il bien définit?

**LAURENCE**

Au départ elle a été engagée pour l’aide administrative pour les étudiants.
Ce poste a été repris par Flavio qui seconde Françoise.

Un nouveau poste a été créé pour elle « Chargée de l’orientation des
études ». Poste inventé par Christophe, celui-ci n’a pas de statut
officiel (sous subsides spéciaux qui pourraient « sauter » un jour si ce
 subside n’est pas reconduit lors d’un changement gouvernemental) et la
description de fonction est ± établie : s’occuper des commissions de
recrutement : ce poste était pris en charge par Élisabeth qui aurait du
al à la lâcher et à déléguer et donc Laurence ne s’en occupe pas trop.

Laurence aide donc le conseil des étudiants, prend part à de nombreuses réunions (RIO, CGP), fait les PV. Elle s’occupe aussi de l’aide sociale avec Pascale en vue de reprendre ce dossier étant donné que Pascale s’en va en juin 2021.

Laurence dit que son rôle change un peu en fonction de la période de
l’année : elle va aider là où c’est nécessaire : ex. Aide aux dossiers
d’inscription lors du rush. (difficile aussi parce que Françoise à la main sur le poste et ne délègue pas facilement).

Laurence ne souhaite pas prendre un temps plein dans les conditions
actuelles. Pas assez d’organisation, de stabilité et de perspectives.
Manifestement beaucoup de frustrations diverses.

**NÖELLE**

Noëlle occupait le poste de Chargée de communication (1/4 temps), des relations internationales (1/4 temps).

Aujourd’hui un nouveau poste a été créé par décret conseillère
académique. La description de fonction de ce poste est établi
précisément : elle sait ce qu’elle doit faire et ça ne déborde pas. Rôle
 unique et c’est bien plus simple qu’avant.

### Quels sont les remarques que vous pourriez faire sur vos rôles respectifs. Points positifs et négatifs — Solutions?

Il y a un gros malaise dans le secrétariat en ce moment. Le départ
d’Antoine et les futurs départs de Pascale et de Flavio ne facilitent
rien. Aucune garantie que leur poste soit repris par quelqu’un d’autre
étant donné la baisse du nombre d’étudiants qui affecte aussi le
secrétariat. Le secrétariat est beaucoup trop cloisonné, il n’y a pas de
 politique commune, pas assez de partage de connaissances et la
solidarité pourrait être renforcée. Certaines personnes ont beaucoup de
mal à déléguer ce qui cloisonne les connaissances et les savoirs. Il n’y
 a aucun encadrement des membres du secrétariat, ni de suivi des besoins
 qui faciliterait le travail (ex. Le Bancontact) et les initiatives ne
sont pas encouragées. Questionnement sur les dépenses de l’école : des
demandes qui semblent élémentaires pour le secrétariat (Bancontact,
téléphone portatifs, enveloppes correctes, signalétique durable…) ne
sont jamais prises en comptes. Il faut toujours tous bidouiller et c’est
 énervant, frustrant, pas pro.
Il y a un vrai manque de temps et de ressources pour faire des
changements structurels.

Pascale travaille toute seule aux finances de l’école : personne ne
sait ce qu’elle fait ni comment elle le fait. Elle commence à établir de
 fiches pour la transmission de ses savoirs. Flavio, qui est censé être
un binôme avec Françoise perds un temps incroyable avec l’organisation
du calendrier. C’est absurde.

Antoine qui est parti était un vrai allié : une grande aide pour
tout, un vrai soutien. Le contact avec Eric n’a pas encore pu se faire
faute des conditions actuelles, mais il faudrait absolument que la
communication soit établie et qu’on rapport de confiance s’installe
entre eux afin qu’ils puissent travailler en collaboration.

Mais peut-être que leurs départs seront une occasion de tout
réorganiser. Il y a beaucoup de temps perdu par la mauvaise
organisation.
Il faut absolument simplifier les tâches.

Abandon de Gulledelle : aucun membre du secrétariat n’y va jamais plus. Aucun représentant.

Les membres du secrétariat se sont réunis quelques fois pour établir
la liste des tâches administratives : qui fait quoi et à quel moment.
L’idée est de créer des binômes afin de toujours assurer une continuité
en cas d’absence d’une personne qui peut pour l’instant tout paralyser.
Selon Noëlle et Laurence, il serait possible de faire sans Flavio et
Pascale et bientôt Françoise mais cela demande du travail de
réorganisation, de définition des rôles et de mise en place de bons
outils.

Le secrétariat ressent aussi qu’ils sont en première ligne et que les
 plaintes viennent beaucoup sur eux. Ils souhaiteraient une meilleure
considération. Ils doivent trop porter. Ils se sentent moins bien
traités que le corps professoral.
Aussi, ils se sentent très renfermés dans le secrétariat : pas assez
d’ouverture vers les profs et les étudiants et ce qui se passe dans
l’école : ils pensent que ce rapprochement pourrait être bénéfique pour
tous. Ils auraient une meilleure compréhension de l’ensemble. Aussi, aux
 divers événements de l’école, ils doivent toujours prendre en charge
des tâches pas très emballantes au lieu de pouvoir profiter de
l’événement et de rencontrer les profs et les élèves.

Un meilleur secrétariat aidera toute l’école autant dans la communication interne que dans la communication externe!

Il y a un travail de médiation à faire.
Une réunion était prévue avec Christophe à ce sujet mais celle-ci a été repoussé pour cause du Covid.

Leur représentation au CGP ne pèse pas lourd (une voix)…

**LES INSCRIPTIONS ET ADMISSIONS :**

Période de rush : 15/8 au 31/12.
Depuis quelques années il est possible de s’inscrire en ligne (mise en
place par Noëlle qui n’a pas trop de compétence en la matière).
mais toujours énormément de paperasses à gérer (justificatifs en tous
genres que les étudiants doivent donner). Vérifications de
finançabilité qui prend beaucoup de temps aussi. Pas moyen d’éviter
mais Françoise gère presque tout toute seule parce qu’elle ne délègue
pas. Dans certaines écoles il y a un service juste pour les inscriptions
 car c’est un très gros boulot.
Il faudrait absolument un Bancontact pour le paiement aux admissions :
Ça complique une situation déjà très complexe et c’est gênant de
demander du cash et de ne pas avoir de monnaie, etc. Tout doit être plus
 automatisé et simplifié. Aussi vérification de tous les virements
bancaires dans des tableaux Excel —> travail absurde et chronophage.
Il n’y a pas de Bancontact non plus pur les autres dépenses : la procure
 par ex.

Une demande a été faite il y a quelques années, mais il n’y a eu aucun suivi et la commune ne semble pas trop décidée à bouger.

### Noelle, toi qui a été en charge de la communication, quel avis as tu sur les outils et sur les supports de communications dont tu disposais?

### Quels étaient selon toi les manquements : qu'est-ce qui aurait facilité ton travail de mise en forme des messages et optimiser l’effet de ces communications sur les publics ciblés ?

À l’époque où elle gérait la communication, elle dit que le bilan est
mitigé. Il y avait beaucoup de perte de temps pour la recherche
d’outils appropriés. Elle manquait de temps et de moyens.

Elle est arrivée au moment de la sortie du nouveau site internet.
Elle a maîtrisé l’outil autant qu’elle pouvait.
Elle a boosté la page Facebook qui était assez « morte ». Elle a évolué
en fonction des retours qu’elle avait. Elle a constaté que les étudiants
 ne sont pas sur Facebook. Ils sont plus sur Instagram. Elle a créé la
page Instagram qui est selon elle dynamique et chouette.

Pour la newsletter, grande frustration de n’avoir jamais eu un vrai outil pour la création de newsletter.

Difficile à suivre toutes les communications internes : aller à la
pêche aux infos pour trouver du texte et des visuels pour un événement.

Il n’y avait aucun calendrier précis pour la communication sauf un
rétro plan pour la communication des P. O. qui est un peu idem que pour
celle des jurys.

Elle précise que le poste « chargé de communication » devient souvent
 « chargée de projets »; Une fonction qui devient multi-casquette avec
la sensation  désagréable de devoir se diviser;

Demande d’avoir des enveloppes correctes pour des envois
d’invitations mais jamais rien eu. Petites frustrations qui donnent
l’impression qu’on ne peut pas remplir son rôle correctement si on n’a
pas les moyens de le faire.

### Seriez-vous prêtes à utiliser des outils libres?

**NOELLE**

Oui mais à condition d’être super bien formés, encadrés, d’avoir une formation d’une semaine par exemple et d’avoir un référent en cas de problème. Il faut que ce soit des
programmes faciles et intuitifs.

L’outil Google a été un peu balancé sans formation et on fait tous un peu comme on peut…

**LAURENCE**

Peut-être mais Laurence relève la grande disparité des connaissances informatique dans le personnel de l’école; Elle trouve que déjà les outils mis en place ne sont pas gérés par certains et donc que changer va sans doute en effrayer certains…